Team Assistent - (operationeel 24 uur/ week)

Human Dimensions activeert organisaties om woest aantrekkelijk te zijn voor medewerkers, klanten en de wereld.
Wij verzorgen hoogwaardige trainingen in Deep Democracy en Antropologisch Veranderen.
We doen een beperkt aantal dingen en die doen we goed. Sterke inhoud vraagt om een sterke organisatie. Daar kom jij in beeld.

Word jij gelukkig van ‘alles klopt’ en ‘iedereen is blij’?
Van deelnemerslijsten die up-to-date zijn. Van trainers en deelnemers die precies weten waar ze moeten zijn. Van facturen die op tijd verstuurd worden. Van een administratie die tot in detail klopt en van mensen die door jou fijn en gefocust kunnen werken?
Blijf dan lezen.
Krijg je energie van strategie, marketing of zelf voor de groep staan?
Dan is dit waarschijnlijk niet jouw rol.

Jij zorgt dat onze trainingen organisatorisch, administratief en logistiek soepel verlopen, zodat het team zich kan richten op inhoud, community en groei.
Niet op de voorgrond. Wel onmisbaar.

Waar jij verantwoordelijk voor bent
1. Open trainingen – deelnemers & administratie
Jij regelt alles rondom deelnemers en bent hun vaste aanspreekpunt.
• Inschrijvingen, wijzigingen en annuleringen verwerken (incl. facturatie)
• Betalingen monitoren en administratie in ons systeem bijhouden
• Certificaten verzorgen en vragen van deelnemers helder afhandelen
Rustig. Zorgvuldig. Menselijk. Betrouwbaar.

2. Open trainingen – logistiek
Jij zorgt dat elke training organisatorisch klopt voordat hij begint.
• Afstemming met locaties over aantallen en praktische zaken
• Planning en checklists per traject bewaken
• Trainers tijdig voorzien van volledige informatie
Jij ziet wat nodig is voordat iemand anders het merkt.

3. In-company trainingen – uitvoering & proces
Na akkoord op een offerte regel jij het operationele proces.
• Afstemming met opdrachtgever en trainer
• Boeken, communicatie en certificaten verzorgen
• Facturatie afronden en processen waar mogelijk verbeteren (incl. inzet van systemen/AI)
Dit is geen afvinkfunctie. Dit is operationeel eigenaarschap.

4. Aanwezig bij trainingen & events
Je bent aanwezig bij:
• Start en afronding van de Deep Democracy Leergang (4x start, 4x afronding per jaar – Utrecht)
• Drie grotere events per jaar (Midden-Nederland)
• Human Moments, onze eigen teamdagen (4x per jaar)
Dit zijn piekweken; extra uren compenseer je in rustigere weken.

Wat deze functie niet is
• Geen salesrol
• Geen marketing
• Geen strategische koersbepaling
• Geen trainersrol

Wil je doorgroeien naar management? Dan past deze rol waarschijnlijk niet.
Wil je excelleren in operationele kwaliteit? Dan wel.

• Gestructureerd en zorgvuldig
• Digitaal vaardig (Coachview of vergelijkbare systemen)
• Handig met tools als Canva en nieuwsgierig naar AI
• Je houdt overzicht bij meerdere trajecten tegelijk
• Je communiceert helder en warm
• Klantvriendelijk, zelfstandig en verantwoordelijk
• Je stapt bewust in een kleine organisatie, met de dynamiek van voortdurende verandering, vernieuwing en samenwerken met ZZP’ers

Je krijgt energie van overzicht en duidelijkheid.

Ervaring bij een opleidingsbureau, consultancy of vergelijkbare omgeving is een pré. Affiniteit met de missie en type activiteiten van Human Dimensions een must. Ondernemerschap vind je leuk.

Hoe wij werken
Wij werken “Independently Together”.
We werken grotendeels vanuit huis, stemmen online af en vergaderen weinig. Het backbone-team werkt één keer per week samen in Utrecht (je bent welkom wanneer je wilt).

We geven vertrouwen, spreken dingen uit en lossen fouten samen op. Kwaliteit en menselijkheid staan voorop.

Praktisch

• 24 uur per week (werkdagen in overleg)
• Telefonisch bereikbaar binnen je werkuren
• Beschikbaar op trainings-ochtenden (gemiddeld 3 per week en varierend in dagen)
• Hybride werken (voornamelijk thuis en/of op onze HUB in Utrecht).

Bruto maandsalaris (o.b.v. 40 uur): € 2.900 – € 3.600
Voor 24 uur: € 1.740 – € 2.160,- bruto per maand.

Daarnaast:

• 8% vakantiegeld
• OV-businesscard of reiskostenvergoeding per auto indien nodig
• Sportschool abonnement om (in eigen tijd) te sporten
• 25 vakantiedagen (naar rato)
• Deelname aan Level 1 Deep Democracy (in werktijd)
• Gratis deelname aan alle trainingen en activiteiten van Human Dimensions als situatie het toelaat
• Een betrokken en professioneel team

Past dit bij jou?
Je hoeft niet op de voorgrond. Je wilt wel verantwoordelijkheid. Je brengt rust in een groep creatieve en gepassioneerde mensen. Je houd van de dynamiek van een kleine wendbare organisatie.

Herken je jezelf? Dan maken we graag kennis.

De begeleiding van deze wervingsprocedure is uitbesteed aan een extern bureau. Stuur je sollicitatie (cv, motivatie en antwoorden op de onderstaande 3 vragen) naar Middendorp recruitment & advies t.a.v. Annejet Middendorp via annejet@middendorprecruitment.nl. Heb je vragen? Bel Annejet via 06-29072705.

De sluitingsdatum voor deze vacature is 20 maart 2026. Daarna maken wij een selectie en zullen wij je spoedig informeren. De eerste gesprekken plannen we in op 22 en 23 april 2026 in Utrecht.

Voeg bij je sollicitatie het volgende toe:
1. Je CV
2. Een korte motivatie (maximaal 200 woorden) waarin je uitlegt waarom juist deze rol bij jou past
3. Antwoorden op onderstaande drie vragen (maximaal 300 woorden per vraag):

1. Onze event- en trainingsweken zijn piekmomenten. Hoe zorg jij ervoor dat je in drukke periodes overzicht en kwaliteit behoudt? Geef een concreet voorbeeld.
2. Wij werken grotendeels zelfstandig en met weinig vergaderingen. Wat heb jij nodig om goed te functioneren in zo’n omgeving?
3. Een deelnemer mailt een avond voor de training dat hij niet kan komen, vanwege de griep. Wat mail je terug en wat ga je doen?